Contactos partilhados

Um contacto é uma pessoa de referência de uma entidade: nome, e-mail, telefone e cargo. Não é um utilizador com acesso à plataforma, é apenas a informação de quem contactar (ver Entidades, holders e contactos).

O mesmo contacto pode estar ligado a mais do que uma entidade ao mesmo tempo. Quando isso acontece, diz-se que o contacto está partilhado.

Porque é que um contacto é partilhado

É comum e perfeitamente legítimo. A mesma pessoa pode ser o ponto de contacto de várias empresas, por exemplo:

• um responsável que trata da certificação de várias empresas do mesmo grupo;
• um gabinete ou consultor que representa vários clientes.

Em vez de duplicar a pessoa, o sistema liga o mesmo contacto a todas essas entidades. É o mesmo registo: o nome, o e-mail e o telefone são os mesmos para todas.

O aviso no formulário

Quando abres um contacto partilhado para o editar, aparece um aviso no topo do formulário:

Atenção: este contacto é partilhado por N entidades. Qualquer alteração feita aqui reflete-se em todas elas.

Serve para te lembrares de que não estás a editar uma cópia local: estás a mexer no contacto que outras entidades também usam.

Vês o número, não os nomes

O aviso diz-te quantas entidades partilham o contacto, mas não revela quais. Continuas a ver apenas as entidades a que tens acesso.

O que acontece quando alteras um contacto partilhado

Como é o mesmo registo, uma alteração aos dados (nome, e-mail, telefone ou cargo) reflete-se em todas as entidades que partilham o contacto, ao mesmo tempo.

A partir daí, o sistema trata de avisar os organismos envolvidos e de pôr os certificados a necessitar de verificação - mas só nos certificados onde isso ainda faz sentido.

Que certificados contam

Nem todos os certificados ligados ao contacto são avisados. Só contam os que estão válidos e em que a entidade ainda está ativa:

• Certificados expirados, terminados, suspensos ou retirados ficam de fora.
• Certificados de onde a entidade já saiu como membro ou site (tem data de saída) ficam de fora.

Nestes casos, a alteração continua a ser registada na atividade do certificado (para histórico), mas não gera e-mail nem pedido de verificação - não faria sentido incomodar o organismo de um certificado que já não está ativo.

A quem, e quando

No momento em que guardas a alteração, e apenas para os certificados que contam (acima):

• Os organismos de certificação (OC) desses certificados são notificados, não só os do certificado onde estavas a editar.
• A notificação diz o que mudou (o antes e o depois) e quem alterou.
• A Administração PEFC recebe sempre cópia destes avisos, tal como acontece quando os dados de uma entidade são alterados.

Quem faz a alteração (por exemplo, o titular) não recebe notificação de si próprio. Os destinatários são os organismos dos certificados afetados e a Administração. Por isso é normal alterares um contacto e não veres nenhuma notificação do teu lado: ela foi para quem precisa de a rever.

O que fica a necessitar de verificação

Cada certificado válido afetado fica marcado como a necessitar de verificação. O organismo responsável por esse certificado vê esse estado e confirma a alteração; até lá, a mudança fica registada como por verificar.

É isto que garante que, quando uma pessoa de contacto muda em vários certificados de uma vez, cada organismo tem oportunidade de rever a alteração no seu certificado.

Um exemplo

A Ana é o contacto de três empresas, cada uma com o seu certificado válido, em organismos diferentes. Se mudares o e-mail da Ana a partir de uma delas, as três ficam atualizadas, os três organismos são avisados e os três certificados ficam a necessitar de verificação. Se uma quarta empresa tivesse um certificado expirado, a alteração ficaria no histórico dessa, mas sem e-mail nem verificação.

Desassociar é diferente de alterar

Alterar dados propaga-se a todos. Mas desassociar um contacto de uma entidade (terminar a ligação) não afeta as outras: a associação dessa entidade termina, mas o contacto e os seus dados continuam intactos para as restantes. Como nada muda para elas, esse caso não propaga nem notifica as outras entidades.

Contacto que é gestor de um certificado

Não podes remover um contacto que seja o gestor de um certificado sem antes atribuir outro gestor a esse certificado. Se esse certificado estiver fora do teu âmbito de acesso, o sistema avisa-te de forma genérica, sem revelar o número de um certificado que não te pertence.

Privacidade

Tal como na partilha de entidades, as notificações e avisos dizem-te que um contacto é partilhado, mas não expõem as outras entidades nem os seus dados a quem não tem acesso. Vês o número de entidades envolvidas, nunca a sua identidade.