Partilha de entidades

Uma entidade (a pessoa ou empresa identificada pelo seu número fiscal) pode estar presente em mais do que um certificado ao mesmo tempo: por exemplo, ser membro de um certificado GFS e, ao mesmo tempo, site de um certificado CdC, possivelmente de organismos diferentes. Quando isso acontece, diz-se que a entidade está partilhada.

Porque existe a partilha

O número fiscal é a chave única de cada entidade no sistema. Garantir que a mesma entidade não é duplicada permite rastreá-la entre certificados e evita que a mesma origem seja certificada duas vezes sob códigos diferentes. A partilha é, por isso, um alerta de vigilância, não um bloqueio: é perfeitamente legítimo uma entidade estar em vários certificados.

”Estou a ver uma entidade que não é minha”

É a dúvida mais comum. Se reparar numa entidade que parece ligada a outro certificado, quase sempre é porque está partilhada, e isso é normal. Cada utilizador só vê as suas entidades; a partilha apenas indica que a mesma entidade (mesmo número fiscal) também é usada noutro lado.

Pedir a partilha de uma entidade

É preciso pedir partilha para usar, num certificado seu, uma entidade que já existe no sistema (noutro certificado ou organismo) mas a que ainda não tem acesso.

1. Abra a página Partilha de entidades.
2. Indique o certificado onde a vai usar.
3. Indique o(s) número(s) fiscal(is) da(s) entidade(s) (pode indicar vários).
4. Carregue em Solicitar partilha.

Recebe uma notificação quando o pedido for aceite.

Nota

Só se pode pedir a partilha de uma entidade que já existe no sistema e a que ainda não se tem acesso. Um pedido de partilha também pode surgir automaticamente durante uma importação de Excel, quando o ficheiro inclui uma entidade que já pertence a outro certificado.

O atalho a partir do formulário

Não é preciso procurar a página Partilha de entidades no menu. Ao criar ou editar uma entidade num certificado e introduzir um número fiscal que já existe noutro contexto, o formulário mostra a mensagem de erro com um link directo para a página de partilha, já com o número fiscal pré-preenchido. Basta escolher o certificado onde a vai usar e submeter.

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Entidade “abandonada”: existe no sistema mas não está em nenhum certificado

Há dois cenários muito diferentes em que o sistema indica que o número fiscal já existe, e é útil saber distingui-los:

• Entidade em uso noutro local. A entidade está, neste momento, associada a pelo menos um certificado (de outro utilizador ou outro organismo). O pedido de partilha é o mecanismo normal: a Administração PEFC aceita e a entidade passa a poder ser usada, ficando ao lado dos outros que já a estavam a usar.
• Entidade “abandonada”. A entidade existe na base de dados, mas não está associada a nenhum certificado. Acontece quando alguém criou uma entidade num formulário e nunca chegou a fazer parte de um certificado (por exemplo, abandonou o preenchimento a meio). Do lado de fora, o erro é o mesmo: “este número fiscal já existe”. O processo também é o mesmo (pedido pela página Partilha de entidades), mas o que a Administração PEFC faz a seguir é diferente — em vez de aceitar uma partilha, associa o requerente a essa entidade abandonada.

Na lista da Administração PEFC, os pedidos sobre entidades abandonadas aparecem destacados a vermelho e têm uma acção própria — “Associar entidade” — em vez de “Aceitar”. A lista mostra também, para esses casos, quem criou a entidade originalmente, para o pedido poder ser resolvido com o devido contexto.

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O fluxo até a entidade ficar disponível

Resumindo, do momento em que se tropeça no número fiscal duplicado até a entidade estar no certificado, o caminho é o mesmo nos dois casos — só muda o que acontece do lado da Administração:

1. O utilizador introduz o número fiscal no formulário e vê a mensagem de erro com o link para a Partilha (com o NIPC já preenchido).
2. O utilizador escolhe o certificado onde a vai usar e submete o pedido.
3. A Administração PEFC recebe o pedido por e-mail e vê-o na lista de pedidos pendentes.
4. A Administração PEFC:
   • Aceita o pedido (caso normal: a entidade já está noutro certificado), ou
   • Associa a entidade ao requerente (caso abandonado: a entidade existia mas não estava em uso).
5. O utilizador recebe a notificação e a entidade fica disponível para usar nos seus certificados.

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”Aceite” não quer dizer “validado”

Os pedidos de partilha são aceites pela Administração PEFC. Aceite significa apenas que o PEFC autorizou a partilha daquela entidade. Não quer dizer que o PEFC verificou ou garante os dados da entidade: a responsabilidade pelos dados continua de quem os mantém.

Ao longo do processo, os avisos seguem este caminho:

• No pedido da partilha, a Administração PEFC recebe o pedido para o analisar, e quem pediu recebe a confirmação de que ficou registado.
• Quando é aceite, quem pediu é avisado de que já pode usar a entidade, e as outras partes envolvidas nos certificados em questão recebem o aviso da partilha (em cópia, sem verem os contactos umas das outras).
• Quando é uma entidade abandonada e é associada ao requerente, este recebe a confirmação de que a entidade ficou ligada a si. Como não há outras partes (ninguém a estava a usar), não há terceiros para notificar. O ciclo termina aí.

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O que muda quando uma entidade é partilhada

• Os dados são partilhados. Quem partilha a entidade vê e mantém os mesmos dados de identificação (nome, número fiscal, morada, contactos).
• As alterações propagam-se e avisam. Ao alterar os dados de uma entidade partilhada, a alteração reflete-se em todos os certificados onde ela é usada, e os organismos de certificação envolvidos são notificados, com o antes e o depois. Toda a gente que partilha sabe que partilha e vê quem alterou o quê.

Quem é avisado quando os dados são alterados

No momento em que a alteração é guardada:

• Os organismos de certificação de cada certificado afetado são avisados. Para cada certificado, o aviso vai para o gestor responsável desse certificado no organismo; se não houver gestor atribuído, vai para todo o organismo.
• A Administração PEFC recebe sempre cópia do aviso.
• Quem faz a alteração não recebe aviso de si próprio. Por isso é normal alterar uma entidade e não ver nenhuma notificação do seu lado: ela foi para quem precisa de a rever.

O aviso indica sempre o que mudou (o antes e o depois) e quem alterou. Funciona da mesma forma que nos contactos partilhados.

Como reconhecer uma entidade partilhada

Na lista de Entidades há duas formas de as identificar:

• O filtro Partilhadas. Mostra apenas as entidades que têm partilha, quer o pedido já tenha sido aceite, quer ainda esteja por aceitar.
• O marcador no nome. Quando a partilha está aceite, a entidade passa a mostrar, ao lado do nome, um ícone de grupo de pessoas (com a indicação Entidade partilhada ao passar o rato). Uma entidade cuja partilha ainda não foi aceite aparece no filtro, mas ainda sem este ícone.

Com o filtro Partilhadas activo, a lista mostra apenas essas entidades, cada uma com o marcador ao lado do nome:

Entities list with the Shared filter active; each entity shows a group icon next to its name.

Privacidade

As notificações avisam de que uma entidade está partilhada, mas não expõem os contactos (e-mails e telefones) das outras partes: quando várias partes recebem o mesmo aviso, é-o em cópia oculta, sem verem os endereços umas das outras. Os números de certificado envolvidos, e os respetivos organismos, são informação pública e podem aparecer nos avisos, para ajudar a perceber onde mais a entidade é usada. Cada utilizador continua a ver apenas as suas entidades.