Partilha de entidades
Uma entidade (a pessoa ou empresa identificada pelo seu número fiscal) pode estar presente em mais do que um certificado ao mesmo tempo: por exemplo, ser membro de um certificado GFS e, ao mesmo tempo, site de um certificado CdC, possivelmente de organismos diferentes. Quando isso acontece, diz-se que a entidade está partilhada.
Porque existe a partilha
Seção intitulada “Porque existe a partilha”O número fiscal é a chave única de cada entidade no sistema. Garantir que a mesma entidade não é duplicada permite rastreá-la entre certificados e evita que a mesma origem seja certificada duas vezes sob códigos diferentes. A partilha é, por isso, um alerta de vigilância, não um bloqueio: é perfeitamente legítimo uma entidade estar em vários certificados.
”Estou a ver uma entidade que não é minha”
Seção intitulada “”Estou a ver uma entidade que não é minha””É a dúvida mais comum. Se reparar numa entidade que parece ligada a outro certificado, quase sempre é porque está partilhada, e isso é normal. Cada utilizador só vê as suas entidades; a partilha apenas indica que a mesma entidade (mesmo número fiscal) também é usada noutro lado.
Pedir a partilha de uma entidade
Seção intitulada “Pedir a partilha de uma entidade”É preciso pedir partilha para usar, num certificado seu, uma entidade que já existe no sistema (noutro certificado ou organismo) mas a que ainda não tem acesso.
- Abra a página Partilha de entidades.
- Indique o certificado onde a vai usar.
- Indique o(s) número(s) fiscal(is) da(s) entidade(s) (pode indicar vários).
- Carregue em Solicitar partilha.
Recebe uma notificação quando o pedido for aceite.
O atalho a partir do formulário
Seção intitulada “O atalho a partir do formulário”Não é preciso procurar a página Partilha de entidades no menu. Ao criar ou editar uma entidade num certificado e introduzir um número fiscal que já existe noutro contexto, o formulário mostra a mensagem de erro com um link directo para a página de partilha, já com o número fiscal pré-preenchido. Basta escolher o certificado onde a vai usar e submeter.
Entidade “abandonada”: existe no sistema mas não está em nenhum certificado
Seção intitulada “Entidade “abandonada”: existe no sistema mas não está em nenhum certificado”Há dois cenários muito diferentes em que o sistema indica que o número fiscal já existe, e é útil saber distingui-los:
- Entidade em uso noutro local. A entidade está, neste momento, associada a pelo menos um certificado (de outro utilizador ou outro organismo). O pedido de partilha é o mecanismo normal: a Administração PEFC aceita e a entidade passa a poder ser usada, ficando ao lado dos outros que já a estavam a usar.
- Entidade “abandonada”. A entidade existe na base de dados, mas não está associada a nenhum certificado. Acontece quando alguém criou uma entidade num formulário e nunca chegou a fazer parte de um certificado (por exemplo, abandonou o preenchimento a meio). Do lado de fora, o erro é o mesmo: “este número fiscal já existe”. O processo também é o mesmo (pedido pela página Partilha de entidades), mas o que a Administração PEFC faz a seguir é diferente — em vez de aceitar uma partilha, associa o requerente a essa entidade abandonada.
Na lista da Administração PEFC, os pedidos sobre entidades abandonadas aparecem destacados a vermelho e têm uma acção própria — “Associar entidade” — em vez de “Aceitar”. A lista mostra também, para esses casos, quem criou a entidade originalmente, para o pedido poder ser resolvido com o devido contexto.
O fluxo até a entidade ficar disponível
Seção intitulada “O fluxo até a entidade ficar disponível”Resumindo, do momento em que se tropeça no número fiscal duplicado até a entidade estar no certificado, o caminho é o mesmo nos dois casos — só muda o que acontece do lado da Administração:
- O utilizador introduz o número fiscal no formulário e vê a mensagem de erro com o link para a Partilha (com o NIPC já preenchido).
- O utilizador escolhe o certificado onde a vai usar e submete o pedido.
- A Administração PEFC recebe o pedido por e-mail e vê-o na lista de pedidos pendentes.
- A Administração PEFC:
- Aceita o pedido (caso normal: a entidade já está noutro certificado), ou
- Associa a entidade ao requerente (caso abandonado: a entidade existia mas não estava em uso).
- O utilizador recebe a notificação e a entidade fica disponível para usar nos seus certificados.
”Aceite” não quer dizer “validado”
Seção intitulada “”Aceite” não quer dizer “validado””Os pedidos de partilha são aceites pela Administração PEFC. Aceite significa apenas que o PEFC autorizou a partilha daquela entidade. Não quer dizer que o PEFC verificou ou garante os dados da entidade: a responsabilidade pelos dados continua de quem os mantém.
Ao longo do processo, os avisos seguem este caminho:
- No pedido da partilha, a Administração PEFC recebe o pedido para o analisar, e quem pediu recebe a confirmação de que ficou registado.
- Quando é aceite, quem pediu é avisado de que já pode usar a entidade, e as outras partes envolvidas nos certificados em questão recebem o aviso da partilha (em cópia, sem verem os contactos umas das outras).
- Quando é uma entidade abandonada e é associada ao requerente, este recebe a confirmação de que a entidade ficou ligada a si. Como não há outras partes (ninguém a estava a usar), não há terceiros para notificar. O ciclo termina aí.
O que muda quando uma entidade é partilhada
Seção intitulada “O que muda quando uma entidade é partilhada”- Os dados são partilhados. Quem partilha a entidade vê e mantém os mesmos dados de identificação (nome, número fiscal, morada, contactos).
- As alterações propagam-se e avisam. Ao alterar os dados de uma entidade partilhada, a alteração reflete-se em todos os certificados onde ela é usada, e os organismos de certificação envolvidos são notificados, com o antes e o depois. Toda a gente que partilha sabe que partilha e vê quem alterou o quê.
Quem é avisado quando os dados são alterados
Seção intitulada “Quem é avisado quando os dados são alterados”No momento em que a alteração é guardada:
- Os organismos de certificação de cada certificado afetado são avisados. Para cada certificado, o aviso vai para o gestor responsável desse certificado no organismo; se não houver gestor atribuído, vai para todo o organismo.
- A Administração PEFC recebe sempre cópia do aviso.
- Quem faz a alteração não recebe aviso de si próprio. Por isso é normal alterar uma entidade e não ver nenhuma notificação do seu lado: ela foi para quem precisa de a rever.
O aviso indica sempre o que mudou (o antes e o depois) e quem alterou. Funciona da mesma forma que nos contactos partilhados.
Como reconhecer uma entidade partilhada
Seção intitulada “Como reconhecer uma entidade partilhada”Na lista de Entidades há duas formas de as identificar:
- O filtro Partilhadas. Mostra apenas as entidades que têm partilha, quer o pedido já tenha sido aceite, quer ainda esteja por aceitar.
- O marcador no nome. Quando a partilha está aceite, a entidade passa a mostrar, ao lado do nome, um ícone de grupo de pessoas (com a indicação Entidade partilhada ao passar o rato). Uma entidade cuja partilha ainda não foi aceite aparece no filtro, mas ainda sem este ícone.
Com o filtro Partilhadas activo, a lista mostra apenas essas entidades, cada uma com o marcador ao lado do nome:
Privacidade
Seção intitulada “Privacidade”As notificações avisam de que uma entidade está partilhada, mas não expõem os contactos (e-mails e telefones) das outras partes: quando várias partes recebem o mesmo aviso, é-o em cópia oculta, sem verem os endereços umas das outras. Os números de certificado envolvidos, e os respetivos organismos, são informação pública e podem aparecer nos avisos, para ajudar a perceber onde mais a entidade é usada. Cada utilizador continua a ver apenas as suas entidades.