Partilha de entidades
Uma entidade (a pessoa ou empresa identificada pelo seu número fiscal) pode estar presente em mais do que um certificado ao mesmo tempo: por exemplo, ser membro de um certificado GFS e, ao mesmo tempo, site de um certificado CdC, possivelmente de organismos diferentes. Quando isso acontece, diz-se que a entidade está partilhada.
Porque existe a partilha
Seção intitulada “Porque existe a partilha”O número fiscal é a chave única de cada entidade no sistema. Garantir que a mesma entidade não é duplicada permite rastreá-la entre certificados e evita que a mesma origem seja certificada duas vezes sob códigos diferentes. A partilha é, por isso, um alerta de vigilância, não um bloqueio: é perfeitamente legítimo uma entidade estar em vários certificados.
”Estou a ver uma entidade que não é minha”
Seção intitulada “”Estou a ver uma entidade que não é minha””É a dúvida mais comum. Se reparas numa entidade tua que parece ligada a outro certificado, quase sempre é porque está partilhada, e isso é normal. Cada utilizador só vê as suas entidades; a partilha apenas indica que a mesma entidade (mesmo número fiscal) também é usada noutro lado.
Pedir a partilha de uma entidade
Seção intitulada “Pedir a partilha de uma entidade”Precisas de pedir partilha quando queres usar, num certificado teu, uma entidade que já existe no sistema (noutro certificado ou organismo) mas a que ainda não tens acesso.
- Abre a página Partilha de entidades.
- Indica o certificado onde a vais usar.
- Indica o(s) número(s) fiscal(is) da(s) entidade(s) (podes indicar vários).
- Carrega em Solicitar partilha.
Recebes uma notificação quando o pedido for aceite.
O atalho a partir do formulário
Seção intitulada “O atalho a partir do formulário”Não precisas de procurar a página Partilha de entidades no menu. Quando estás a criar ou a editar uma entidade num certificado e introduzes um número fiscal que já existe noutro contexto, o formulário mostra a mensagem de erro com um link directo para a página de partilha, já com o número fiscal pré-preenchido. Basta escolheres o certificado onde a queres usar e submeter.
Entidade “abandonada”: existe no sistema mas não está em nenhum certificado
Seção intitulada “Entidade “abandonada”: existe no sistema mas não está em nenhum certificado”Há dois cenários muito diferentes em que o sistema te diz que o número fiscal já existe, e é útil saberes distingui-los:
- Entidade em uso noutro local. A entidade está, neste momento, associada a pelo menos um certificado (de outro utilizador ou outro organismo). O pedido de partilha é o mecanismo normal: a Administração PEFC aceita e tu passas a poder usá-la, ficando ao lado dos outros que já a estavam a usar.
- Entidade “abandonada”. A entidade existe na base de dados, mas não está associada a nenhum certificado. Acontece quando alguém criou uma entidade num formulário e nunca chegou a fazer parte de um certificado (por exemplo, abandonou o preenchimento a meio). Para ti, do lado de fora, o erro é o mesmo: “este número fiscal já existe”. O processo também é o mesmo (pedes pela página Partilha de entidades), mas o que a Administração PEFC faz a seguir é diferente — em vez de aceitar uma partilha, associa-te a essa entidade abandonada.
Na lista da Administração PEFC, os pedidos sobre entidades abandonadas aparecem destacados a vermelho e têm uma acção própria — “Associar entidade” — em vez de “Aceitar”. A lista mostra também, para esses casos, quem criou a entidade originalmente, para o pedido poder ser resolvido com o devido contexto.
O fluxo até a entidade ficar disponível
Seção intitulada “O fluxo até a entidade ficar disponível”Resumindo, do momento em que tropeças no número fiscal duplicado até teres a entidade no teu certificado, o caminho é o mesmo nos dois casos — só muda o que acontece do lado da Administração:
- Tu introduzes o número fiscal no formulário e vês a mensagem de erro com o link para a Partilha (com o NIPC já preenchido).
- Tu escolhes o certificado onde a queres usar e submetes o pedido.
- A Administração PEFC recebe o pedido por e-mail e vê-o na lista de pedidos pendentes.
- A Administração PEFC:
- Aceita o pedido (caso normal: a entidade já está noutro certificado), ou
- Associa a entidade ao requerente (caso abandonado: a entidade existia mas não estava em uso).
- Tu recebes a notificação e a entidade fica disponível para usar nos teus certificados.
”Aceite” não quer dizer “validado”
Seção intitulada “”Aceite” não quer dizer “validado””Os pedidos de partilha são aceites pela Administração PEFC. Aceite significa apenas que a PEFC autorizou a partilha daquela entidade. Não quer dizer que a PEFC verificou ou garante os dados da entidade: a responsabilidade pelos dados continua de quem os mantém.
Ao longo do processo, os avisos seguem este caminho:
- Quando pedes a partilha, a Administração PEFC recebe o pedido para o analisar, e tu recebes a confirmação de que ficou registado.
- Quando é aceite, és avisado de que já podes usar a entidade, e as outras partes envolvidas nos certificados em questão recebem o aviso da partilha (em cópia, sem verem os contactos umas das outras).
- Quando é uma entidade abandonada e é associada a ti, recebes a confirmação de que a entidade ficou ligada a ti. Como não há outras partes (ninguém a estava a usar), não há terceiros para notificar. O ciclo termina aí.
O que muda quando uma entidade é partilhada
Seção intitulada “O que muda quando uma entidade é partilhada”- Os dados são partilhados. Quem partilha a entidade vê e mantém os mesmos dados de identificação (nome, número fiscal, morada, contactos).
- As alterações propagam-se e avisam. Se alteras os dados de uma entidade partilhada, a alteração reflete-se em todos os certificados onde ela é usada, e os organismos de certificação envolvidos são notificados, com o antes e o depois. Toda a gente que partilha sabe que partilha e vê quem alterou o quê.
Quem é avisado quando alteras os dados
Seção intitulada “Quem é avisado quando alteras os dados”No momento em que guardas a alteração:
- Os organismos de certificação de cada certificado afetado são avisados. Para cada certificado, o aviso vai para o gestor responsável desse certificado no organismo; se não houver gestor atribuído, vai para todo o organismo.
- A Administração PEFC recebe sempre cópia do aviso.
- Quem faz a alteração não recebe aviso de si próprio. Por isso é normal alterares uma entidade e não veres nenhuma notificação do teu lado: ela foi para quem precisa de a rever.
O aviso indica sempre o que mudou (o antes e o depois) e quem alterou. Funciona da mesma forma que nos contactos partilhados.
Como reconhecer uma entidade partilhada
Seção intitulada “Como reconhecer uma entidade partilhada”Na lista de Entidades tens duas formas de as identificar:
- O filtro Partilhadas. Mostra apenas as entidades que têm partilha, quer o pedido já tenha sido aceite, quer ainda esteja por aceitar.
- O marcador no nome. Quando a partilha está aceite, a entidade passa a mostrar, ao lado do nome, um ícone de grupo de pessoas (com a indicação Entidade partilhada ao passar o rato). Uma entidade cuja partilha ainda não foi aceite aparece no filtro, mas ainda sem este ícone.
Com o filtro Partilhadas activo, a lista mostra apenas essas entidades, cada uma com o marcador ao lado do nome:
Privacidade
Seção intitulada “Privacidade”As notificações avisam-te de que uma entidade está partilhada, mas não expõem os contactos (e-mails e telefones) das outras partes: quando várias partes recebem o mesmo aviso, é-o em cópia oculta, sem verem os endereços umas das outras. Os números de certificado envolvidos, e os respetivos organismos, são informação pública e podem aparecer nos avisos, para te ajudarem a perceber onde mais a entidade é usada. Cada utilizador continua a ver apenas as suas entidades.