Importar dados (Excel)

A importação por Excel é a forma de carregar ou atualizar em massa os dados de um certificado: membros, propriedades e produtos (GFS) ou sites e produtos (CdC), volumes de negócio (CdC) e espécies.

É também a operação que mais dúvidas gera. Este guia cobre a preparação do ficheiro, a leitura dos erros de validação e o que fazer quando a importação não corre como esperado.

Quem pode importar

Os três perfis (Administração, OC e Holder) podem importar, cada um para os certificados a que têm acesso. A página está disponível em Importar ficheiro Excel no menu lateral.

Como funciona

1. Carregue o ficheiro Excel (.xlsx).
2. O sistema valida o ficheiro em segundo plano e apresenta um relatório.
3. Se a validação estiver sem erros, confirme a importação.
4. Os dados são processados e, no fim, é recebida uma notificação.

A página atualiza-se sozinha enquanto o ficheiro é processado. Pode sair e voltar, que o estado é reposto.

Página Importar ficheiro Excel: escolher o utilizador e arrastar o ficheiro .xlsx.

O que a importação cria, atualiza e remove

A importação trabalha a partir do ficheiro, comparando-o com o que já existe na plataforma:

• Cria o registo quando ainda não existe.
• Atualiza o registo quando já existe.
• Sincroniza produtos e espécies: se um produto ou uma espécie existir na plataforma mas não constar no ficheiro, é removido. A remoção fica registada no histórico do certificado.
• Nunca elimina certificados, sites, membros nem volumes de negócio, mesmo que não venham no ficheiro.

Todas as ações ficam registadas, em nome de quem importa, no relatório de atividade do certificado.

Ordem das folhas

O ficheiro tem uma folha por tipo de dado, e a ordem importa porque cada folha depende da anterior:

	Folha 1	Folha 2	Folha 3	Folha 4
GFS	Membros	Propriedades	Produtos	Espécies
CdC	Sites	Volume de negócios	Produtos	Espécies

A estrutura completa de cada folha está em Estrutura do ficheiro Excel.

Regras de preenchimento

A maioria dos erros vem de detalhes no preenchimento. Os mais frequentes:

As folhas têm de se relacionar

No GFS, as propriedades referem o membro, e os produtos e as espécies referem a propriedade (pela coluna Nome da propriedade). No CdC, o volume de negócios, os produtos e as espécies referem o site. Esses nomes têm de corresponder exatamente entre folhas: um espaço a mais, um acento diferente ou uma maiúscula trocada quebram a ligação.

Espécies

• Use o nome científico tal como consta no menu Espécies da informação de suporte.
• Se a espécie não existir no catálogo, a linha dá erro. Nesse caso, peça a sua adição ao PEFC Portugal (através do helpdesk) antes de reimportar.

Números e percentagens

• O separador decimal é a vírgula e usam-se 2 casas decimais (ex.: 1,12).
• Valores com mais casas decimais são arredondados automaticamente a 2 casas (1,1157 torna-se 1,12).
• Não inclua texto nas células de valores numéricos.
• As percentagens de espécies por produto devem seguir o formato do modelo. A soma das percentagens das espécies de um produto pode ultrapassar 100%.

Categorias de produto

O código ou nome da categoria na folha de produtos tem de existir e corresponder ao menu Categorias de produtos da informação de suporte. Códigos com menos de 6 dígitos recebem zeros à esquerda automaticamente (10000 torna-se 010000).

As regras que mais falham

Estas são as validações que mais geram erros. A lista completa, campo a campo, está em Regras de validação.

• GFS, Funcionalidade: Produção + Conservação + Protecção têm de somar exatamente 100.
• GFS, Área: superior a 0 (mínimo 0,01 ha). % FSC e % com alto valor ecológico entre 0 e 100. Parcelas no mínimo 1.
• CdC, atividade: se o site tem atividade, exige volume de negócios maior que 0; se não tem, exige a razão da ausência.
• CdC, volume de negócios: só o ano atual e os dois anteriores são aceites.
• Nomes de propriedade não podem repetir dentro do mesmo NIF (ignora acentos e maiúsculas).
• Datas de saída exigem sempre o motivo da saída.

O relatório, passo a passo

A importação tem duas fases, e cada uma mostra o seu relatório.

Relatório de verificação (antes de importar)

Depois de o ficheiro ser carregado, o sistema verifica-o e apresenta o resultado em três partes:

• Verificação do ficheiro: confirma que o ficheiro tem a estrutura e a versão certas e todas as folhas esperadas, com um ✓ ou ✗ por cada verificação.
• Regras dos certificados: confirma que os dados respeitam as regras gerais (por exemplo, a unicidade de membros ou sites por nível de aplicação).
• Conteúdo de cada folha: os erros são organizados por folha (Membros, Propriedades, Sites…), em separadores, cada um com o número de erros. Dentro de cada folha, os erros aparecem por linha.

Só se pode confirmar a importação quando esta verificação estiver sem erros. Se uma entidade do ficheiro pertencer a outro certificado ou OC, tem de se pedir a partilha antes de avançar.

Relatório de importação (depois de confirmar)

Depois de confirmada a importação, os dados são processados e o relatório final mostra:

• Resumo final: o que foi sincronizado entre o ficheiro e a plataforma.
• Erros: o que não foi possível importar, agrupado por folha (as falhas que bloqueiam tudo aparecem como Falhas críticas).
• Operações realizadas: o que foi efetivamente criado ou atualizado, por folha.

Pode descarregar o relatório para o guardar ou analisar com calma. Se o ficheiro não trouxer nada de novo, o relatório indica-o.

Ler e resolver os erros de validação

Estas são as mensagens mais frequentes na verificação e como as resolver:

Mensagem	O que significa	O que fazer
”categoria de produto não se relaciona com a folha de produtos”	O código/nome da categoria não bate certo entre folhas	Verifique se a categoria existe e está escrita exatamente igual à informação de suporte
”falta informação para relacionar com a folha de propriedades”	Um produto aponta para uma propriedade que não existe nessa folha	Confirme se a propriedade está na folha de propriedades, com o mesmo nome
Espécie não reconhecida	A espécie não está no catálogo	Confirme o nome científico; se faltar, peça a adição ao PEFC Portugal através do helpdesk
Valor inválido	Número com texto ou formato errado	Use vírgula decimal, sem texto nem unidades
”entidade partilhada não validada”	A entidade já existe noutro certificado/OC e a partilha está por aprovar	Aguarde a validação da partilha antes de reimportar

Cuidado

Corrija todas as linhas assinaladas antes de reimportar. Uma linha com erro não é importada, e o resto do ficheiro pode depender dela.

”Importei, mas faltam dados”

Se a importação correu mas nem todos os registos aparecem (por exemplo, entraram menos membros do que o esperado):

1. Abra o relatório da importação: as linhas com erro não entram e ficam lá listadas.
2. Confirme a contagem de membros/sites no certificado.
3. Corrija as linhas em falta e reimporte apenas essas.

Nota

A importação não elimina membros, sites nem volumes de negócio que não venham no ficheiro. Apenas os produtos e as espécies são sincronizados: os que não constam no ficheiro são removidos.

Depois de importar

Os dados importados ficam marcados para verificação: as alterações entram pendentes e o Organismo de Certificação valida-as antes de serem publicadas. A informação que não for validada não aparece na base de dados pública até que o seja. Consulte a Exportação para Excel se quiser confirmar o resultado num ficheiro.